企业远程办公时如何管理团队人员？

夏曰阳光

远程办公使员工们专注于完成目标，在偏好的环境与时间段里工作也使员工更具创造力，并使其职业生活与个人生活都能充分发挥潜能。
灵活的办公与用人模式，不仅能让企业突破地域限制，接触到全世界的人才或客户，但也使企业有更多抵抗未知风险的弹性能力。
远程办公必然具有一定的挑战性，譬如如何保证或提高工作效率，如何保证信息的交流与获取，如何增强团队凝聚力等。
今天我们就来说一下企业如何对远程办公的人员进行管理，如何更好组织大家远程办公。



1、 交流沟通
无论远程办公与否，交流和沟通都非常重要。我们知道最有效的交流沟通还是要见面，其次是视频会议，再次是电话，即时消息和邮件等。
视频会议有很多优势，特别是对小型团队而言，它可以为参与者提供“视觉线索”，提高同事们的相互了解，减少团队间的孤立感，而且也适用于复杂或敏感的对话。而即时消息则适用于快速协作与时间敏感的沟通。
所以，首先要根据团队需求与偏好，选择合适的交流工具组合，其次则需要制定定期与即时沟通的时间与规则。
团队间最好要做到每个人都知道其他成员的最佳联系时间与紧急联系方式，并能方便迅速地联系到他们，尤其是能联系到管理者以获取帮助和支持。
2、项目管理/产品管理
根据团队大小、项目/产品性质、研发周期等，选择适合自己团队的项目管理/产品管理工具对项目或产品进行全周期管理，也是远程与线下工作中都很重要的部分。
目前比较流行的有Jira、飞书、禅道、Miro、Worktile、Trello、Monday还有SAP的一些工具。
在项目进行中，管理者不仅需要对团队的沟通频率、方式和理想时间设定期望值与参与规则，也要在分配任务时注意技巧，比如任务描述要尽量详细清楚，要设定明确的标准或期望值来衡量工作内容与质量，某些情况下也需要适当的重复分配任务。
3、远程社交活动
在远程办公的环境中，团队成员可能无法经常面对面交流，那么构建高效凝聚的团队就需要一些额外的措施。我们通常采取的措施有三个方面：远程社交互动，提供情感支持，和相信你的团队。
安排一些远程的社交互动是最容易也最高效的，在开团队会议前用几分钟闲聊，或组织一些在线活动，比如虚拟聚餐派对，公司为员工们送上随机抽中的外卖，或提前送上小礼物，开会时同时打开等。有美国小伙伴的公司在圣诞节的时候组织了个评选最丑圣诞毛衣的活动，对活跃团队氛围，减少孤立感与促进归属感十分有效。
4、提供情感支持
如果刚雇佣的员工并没有远程办公的经验，那管理人员就要关注这种转变给他们带来的压力，倾听员工的焦虑。
5、相信你的团队
在远程办公中，管理者管理的应该是目标，而不是活动。很多刚开始转向远程办公的管理者会一直担心员工们到底有没有在工作，是不是效率很低下，于是就开始事无巨细地关注员工动态，这，但是一种需要避免的行为。
管理者要学会将员工的兴趣与公司或团队的目标和发展结合起来，这样通常可以激发员工的创造力和工作热情，兴许还可以化学反应出有意思的商业Idea。

6、特制的远程员工计划
并不是所有人都适合远程办公的，新接触远程办公的员工通常需要一些入职指导来帮助适应这种新颖的工作方式，从而减少对远程工作的未知与迷茫，快速进入角色与工作状态。
此外，在长期雇佣关系里，也要定期和员工进行一对一的交流，由此增加员工对于公司的归属感和参与感，并借此了解员工是否遇到了工作上的困难，同时帮助规划员工的职业发展方向。
7、工作质量控制
要设立正确有效的流程，来确保项目/产品的质量。对于软件、硬件以及不同的行业领域都有不同的解决方案，在这里就不详述了。
另外也提醒大家，并不是所有的人都适合远程工作的，所以大家在招聘的时候也需要格外的注意考察对方是否能够很好的适应远程工作，如果可以的话还是建议大家可以到甜薪工场远程工作平台招聘成熟的远程工作者；
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