大家都在谈的Digital Workplace(数字办公场所)是什么？

正义不会缺席

数字化转型不仅影响了企业的经营模式，也影响了职场人的办公方式，当数字化融入到工作的方方面面时，该如何解决办公场所数字化后带来的新的管理难题？又该如何持续地建设与更新企业的数字化系统，让数字化的工作环境不输给传统线下的办公方式而且变得更好更可靠？
本文通过解构权威机构Gartner的数字办公场所(Digital Workplace)相关报告，带您一探究竟。
一、数字办公场所下的员工体验与员工积极性的关系

对于管理者而言，如何提高员工的责任感是经久不衰的话题，有的企业通过塑造并强化企业文化提高员工的群体归属感，也有企业通过良好的福利提升工作热情，企业似乎有着很多方法提高员工的工作积极性，但对于数字办公场所来说，员工积极性的影响因素有所增加，然而传统的手段并不一定奏效。
在持续的数字化建设下，我们在办公中接触到的各类系统也越来越多，为了提高工作效率，企业也开始建设各种数字化工具或其他的数据工具，便于数据信息的传输，但与工作目标无关和冗杂的应用建设却成为了员工效率下降的元凶。
值得注意的是，企业可以出于多种目的来建设各种内部应用工具和虚拟工作空间，主要目的可以分为满足员工需求和提升企业价值，然后再进一步考虑到员工在核心工作中的需求、协作上的需求和对各种员工服务上的需求等等。



建设内部化应用和虚拟工作空间的目的 (信息来源: Gartner)

我们可以看到的是，企业在提高数据使用效率的同时，内部应用工具主要还是为了满足员工在办公中的各种需求，提高满意度和办公效率。然而，过度或不完善的举措反而会引起员工不满，内部工具的使用率也会开始降低，企业的投资也就无法收到理想的回报。
另外如何保证员工喜爱使用内部化的工作空间也是个挑战。比如企业长期以来的竖井式系统建设形成了糟糕的架构，之所以称为“竖井”，是因为部门间各自为政，缺少业务和技术的统一界面，数据在部门间的流转靠手动输入，同时还产生了同类系统有多个外部供应商的局面。这也导致了员工操作繁琐枯燥，心生无力感，导致心理上对工作的懈怠。再加之系统故障还会引起员工的烦躁心态。另外矛盾的地方是，企业由于注重客户的使用体验，所以往往在对外的应用建设上会更加用心，而对内马虎，这也让员工产生了强烈的落差感。
这种员工体验带来的积极性下降是很难通过物质化手段去解决的，问题的关键还是在于如何建设好内部的各种应用和虚拟工作空间，我们先来了解一下建设方案。
数字办公场所架构(Digital Workplace Framework, DWF)是Gartner提出的一种建设框架。1. 业务角色中心以职能为单位分为许多中心，方便同职能部门间的工作；2. 新型工作中心(New Work Hub)来支持员工间的协作，包括对业务流程工作的管理、流程协作的可视化等；3.还有员工服务、IT服务的中心等各类用于协调补充的中心角色。这些中心是可以建设在多种应用系统和多云架构上的，主要是发挥各系统的优势，并复用企业现有的系统。



数字化工作场所框架构 (信息来源: Gartner)

那么这些中心下的系统又靠什么来连接呢？Gartner也提出了相应的要求，如能够快速上线、完整的集成和可组装能力、业务部门可以直接上手使用等。它们可以部分通过传统的企业服务总线(ESB)方式实现，还可以采用更加轻量化的工具或方式，如企业级的iPaaS (EiPaaS)，来组合应用和数据，辅助员工实现真正快捷的端到端获取数据，又可以支持不同部门之间的系统交互和业务协作，从各个层面解决了员工的工作需求，提升员工积极性。
二、如何建设可持续迭代的数字工作场所

中大型企业紧跟时代发展浪潮开展数字化建设，但这种建设只是在原有基础上不断累加，导致系统的冗杂，并没有一个可持续的方法论，为未来的企业整体信息化建设与更新过程做出考量。
我们还发现这样的现象，在企业数字化建设过程中，业务部门有需求，IT部门大多只会针对这个眼前的需求寻找解决方案。这样确实解决了现有的业务需求，但这个新应用只服务于提出需求的这个部门，如果其他部门有类似需求，又需要去做新的定制化内容。更值得关注的是，这些有着相似需求的部门，采购的软件和供应商也有可能不同。这就导致了在企业的整体层面有着类似业务需求的部门或项目，在实际工作中，数据、系统和流程可能会出现不相符。
还需意识到，数字化建设不是在企业中上一个个离散的系统，而是要以企业整体目标为主，否则不仅会出现上面提到的系统重叠的情况，还会导致不同部门间的技术落差以及沟通困局。就如同日本政府和银行迟迟不能淘汰软盘，任何一方的技术更新，在面对没有升级的另一方时，只能依旧保留原来的落后技术，效率反而更低了。
如果迟迟不解决这些遗留问题，数字化建设只会越来越难，就如同一堆杂乱的线团，只有理开了才知道是从哪一端通往哪里，否则在新的电线加入之后，只会越来越乱，另外还伴随员工因糟糕的内部应用使用体验而拖累工作。
想要理清这些穿插在业务丛林中的应用，需要企业重新定义它们，就比如有些具备重叠功能的应用，虽然可以只选择一个，但在实际使用中会发现，不同应用都各有所长，把应用的差异点理清，然后再根据业务场景需求去使用会更加合理。
综合来讲，企业为了建立虚拟的内部工作空间所投入的应用当然是必要的，但不能盲目割裂地去建应用，必要时甚至需要对现有系统建设进行优化或重组。需要在企业层面，业务流程择优选择应用融入，进行清晰的流程建模，结合内部网、流程模型和员工门户，构成一个员工方便使用、数据易于流转处理和系统条理明晰的企业价值链体系。
在配合建立数字办公场所的业务工具选择上，建议最好选择一款集工作空间门户、流程编排、系统和数据编排等等为一体的软件。就如在2020年到2022年连续3年被Gartner列入年度顶级技术战略趋势的“超级自动化”，经历了连续几年的上榜和发展，超级自动化已变得相对成熟。通过其中iPaaS和各项技术可以作为桥梁，将系统软件链接起来，实现数据端到端的直接传输，可有效解决了上述系统治理的难题。当然，超级自动化只是一种方法论，实际的数字化建设还需要企业结合自身继续探索。

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